Sjekkliste for utvikling av intranett

Her er prosessen du må gå igjennom når du skal etablere et nytt intranett, eller gjennomføre en omfattende oppgradering av et intranett som du allerede har.

Fase/ Målsetting Arbeidsoppgave Sjekkpunkt
1. Planlegging

Mål: Ferdigstille plan

   
  Definere prosjekteier Prosjekteier definert
  Definere mål og rammer Mål og rammer definert
  Definere prosjektteam Team definert
  Definere tidsrammer Tidsrammer definert
    Plan foreligger
2. Innhold og funksjonalitet

Mål: Ferdigstille informasjons-arkitektur, navigasjon og innholdsmaler

   
  Forberede workshop Workshop planlagt
  Gjennomføre workshop Workshop gjennomført
  Gjøre kvalitetssikrende etterarbeid etter workshop  
  Oppsummere workshop med rapport som inkluderer skisse til arkitektur, navigasjon og innhold Rapport foreligger
  Sende rapporten til høring hos meningsbærere  
  Ta imot tilbakemeldinger og legge inn eventuelle endringer  
  Forankre rapportens innhold i organisasjonen Rapport er godkjent av alle relevante parter
    Rapport som inkluderer informasjons-arkitektur, navigasjon og innholdsmaler foreligger
3. Etablere informasjonseiere

Mål: Få på plass hvem som skal ha ansvar for å legge inn og vedlikeholde innhold på de enkelte sider/seksjoner

   
  Lage informasjonseier-matrise på grunnlag av arbeid gjort i workshop Informasjonseier-matrise ferdigstilt
  Sikre at alle relevante personer kjenner sitt ansvar i henhold til informasjonseier-matrisen Informasjonseier-matrise allment kjent og forankret
  Avklare ressursbehov for innleggings- og vedlikeholdsoppgaver Ressursbehov avklart
  Sikre fristillelse av nødvendige stillingsprosenter i forhold til de respektive oppgaver Ledelsen godkjenner allokering av ressurser
  Gjennomføre intern opplæring i utforming og tilrettelegging av innhold for web Intern innholdsopplæring gjennomført
    Alle i organisasjonen kjenner sin rolle i forhold til det nye intranettet, og har fått stillingsmessige rammer som gjør at de kan fylle den rollen
4. Eksterne bestillinger

Mål: Plassere bestillinger på eventuelle tekniske løsninger og eventuelle design-løsninger

   
  Omformulere innholdet i rapporten fra fase 2 til en teknisk kravspesifikasjon og en kreativ brief Kravspesifikasjon og kreativ brief foreligger
  Identifisere mulige leverandører Mulige leverandører er identifisert
  Sende ut anbudsforespørsel Forespørsel sendt ut
  Vurdere løsningsforslag fra leverandører  
  Velge leverandører Leverandører valgt
  Plassere oppdrag Oppdrag plassert
5. Implementering

Mål: Fylle teknisk løsning med innhold, implementere designmaler og ta løsningen i bruk

   
  Bygge opp ny struktur i ny løsning Struktur oppbygd
  Implementere malverk i ny løsning Malverk implementert
  Legge inn redaksjonelle brukere i systemet Redaksjonelle brukere er lagt inn
  Gjennomføre intern opplæring i bruk av systemet Intern opplæring gjennomført
  Legge inn innhold i database Innhold lagt inn (av de respektive informasjonseiere)
  Teste at teknikk, form og innhold fungerer som det skal  
    Godkjenne eksterne leveranser
    Løsningen er operativ og fylt med innhold
6. Lansering

Mål: Markere etableringen av nytt intranett

   
  Planlegge lanseringsaktivitet Lanseringsaktivitet planlagt
  Budsjettere lanseringsaktivitet og få godkjennelse på eventuelle kostnader Budsjett til lanserings-aktivitet godkjent
  Gjennomføre lanseringsaktivitet Lanseringsaktivitet gjennomført
    Tjenesten er ”offisielt lansert” og er blitt tatt i bruk
7. Drift

Mål: Sikre at tjenesten løpende holdes vital og stadig forbedres

   
  Etablere rutiner for å ta imot og behandle tilbakemeldinger fra brukerne Tilbakemeldinger fra brukerne blir løpende tatt imot og behandlet
  Etablere rutiner for sjekking og oppfølging av statistikk Statistikk blir løpende sjekket og fulgt opp
  Etablere rutiner for løpende brukerundersøkelser Brukerundersøkelser gjennomføres jevnlig
  Analysere resultater av tilbakemeldinger, statistikk og brukerundersøkelser.  
  Foreslå konkrete forbedringer. Forbedringer besluttes
  Gjennomføre forbedringer  
  Teste at forbedringer har ønsket effekt (løpende, som del av interative rutiner for drift)  
    Intranett blir løpende forbedret

Hvis du ønsker bistand i denne prosessen, kikk på hva jeg kan tilby av konsulenttjenester for utvikling av intranett.

Har du forslag til forbedring av prosessen, send meg veldig gjerne en e-post !